10 способів оптимізувати управління витратами компанії


Чи знаєте ви, що, згідно з дослідженнями, витрати на відрядження є найбільшою статтею витрат компаній після заробітної плати? Проте, багато організацій все ще не готові оптимізувати expense management, і надалі використовуючи методи контролю та обробки витрат «по-старому». Разом з цим, вони залишають чималі суми грошей на своїх столах, похованими в стопках паперу.

Саме так, все ще існують компанії, які ведуть контроль над витратами в традиційному паперовому варіанті: складують квитанції, щомісяця або щокварталу звітують по ним. Такий підхід ризикує стати утомливих і для співробітників, і для бухгалтерії. Є організації, де користуються електронними таблицями-документами з онлайн-доступом. Там вже хочуть знизити залежність від паперів, але знаходяться поки в стадії перебудови. І існують, нарешті, підприємства, які вже впровадили цифрові рішення (програмне забезпечення) для управління витратами. Такий підхід до expense management дозволяє не тільки відслідковувати всі витрати на відрядження, а й фіксувати їх в автоматичному режимі. А разом з тим підтверджувати або відхиляти заявки на компенсацію, оптимізувати і прискорювати відшкодування витрат співробітникам за відрядження.

Втім, це лише частина можливостей сучасного expense management. При повній його оптимізації можна попутно вирішити ще масу питань. Про те, як це зробити і чим це допоможе компаніям, сьогодні поговоримо докладніше.


Навіщо оптимізувати?

Можливо, одна з неочевидних, але не менш важливих цілей оптимізації expense management - зниження різного роду «махінацій» з витратами й чеками по поїздкам. Має сенс задуматися: за даними американської Асоціації сертифікованих фахівців з розслідування розкрадань (ACFE), в компаніях з більш ніж 100 співробітниками 11% випадків шахрайства пов'язані саме зі звітами про витрати[1]. Підроблені квитанції і заявки про неіснуючі витрати просто викачують гроші з компанії в кишеню нечесних співробітників. Експерти асоціації підрахували, що в середньому бізнес втрачає до 5% доходу на рік через такі схеми. Скільки це становить у бюджеті вашої компанії?

Оптимізація управління витратами дозволить також знизити навантаження на співробітників та витрати часу на підготовку авансових звітів. Наприклад, ми в Онлайн4Бізнес маємо інформацію від наших клієнтів, що заповнення одного авансового звіту руками на папері «вбиває» від 20 до 150 (!) хвилин робочого часу. У той час, як після впровадження платформи Ракета, автоматичне формування документа займає у компаній від 0 до 10 хвилин. З досвіду одного з наших клієнтів, ми підрахували, що компанія заощаджує 2,7 годин робочого часу кожного співробітника на місяць, використовуючи цифрову платформу. Це повне завантаження трьох співробітників в місяць. Для порівняння дані від Глобальної Асоціації Бізнес Тревел (GBTA): для виправлення одного звіту про витрати на папері потрібно 18 хвилин, в грошах це коштує 52 долари США, а обробка одного такого звіту обійдеться компанії у 58 доларів США[2]. Звести всю математику нескладно.

Не менш важливий аспект для співробітників - терміни повернення витрачених у відрядженні коштів. Згідно з дослідженням міжнародної маркетингової компанії Aberdeen, автоматизація expense management скорочує цей термін з 9,3 днів до 3,5. Багато в чому це досягається за рахунок того, що цифровий expense management позбавляє від необхідності заповнювати паперові бланки, збирати квитанції і тижнями, а то й місяцями, чекати повернення коштів. Сьогодні працівники можуть просто сфотографувати чек про витрати і завантажити його на цифрову платформу, а бухгалтер миттєво отримає інформацію про ці витрати і запустить процес відшкодування грошей. У сучасних реаліях це набуває особливого значення, адже віддалена робота і розосереджені команди тільки погіршують ситуацію. Але не у випадку з цифровим управлінням витратами.


Яка доля цифрового документообігу наразі?

Сьогодні, за оцінками Онлайн4Бізнес та команди Ракети в усіх країнах, 56% наших клієнтів ведуть електронний документообіг, 44% компаній поки залишаються вірні класиці - паперовому варіанту. Проте майже 60% з них планують впровадити ЕДО і повністю цифровізувати документарну діяльність. З усіх наших клієнтів, хто вже працює з діджитал документами або планує це зробити, 83% стверджують, що причина такого вибору криється у спрощенні процесу звітності. Причому не тільки для співробітників, які їздять у відрядження, а й для працівників інших відділів, так чи інакше задіяних у організації відрядження. Але як саме технологія допомагає компаніям оптимізувати expense management? Ми провели дослідження серед своїх клієнтів і, порівнявши із західної аналітикою, побачили, що результати збігаються. Наприклад, авторитетна американська компанія в області фінансів PayStream виявила наступні результати впровадження цифрових рішень для управління витратами:

· на користь більш прозорого контролю над витратами висловилися 61% респондентів

· 58% відзначили прискорення процесу компенсації витрат співробітникам

· поліпшення можливостей дотримання тревел-політик - 48%;

· зниження витрат на обробку даних про витрати - 41%;

· поліпшення можливостей для контролю та запобігання шахрайству за видатками - 34%;

· підвищення задоволеності співробітників компанією - 34%;

· більш часте використання корпоративних карт - 20%;

· поліпшення відповідності нормативним вимогам компанії - 18%.




5 кроків до вдосконалення

Хочете такі ж результати у вашій організації? Тоді варто опрацювати план з оптимізації expense management та запустити його.

1. Складіть карту всіх процесів, співробітників і технологій / продуктів, що беруть участь у створенні і обробці фінансової звітності по відрядженню від початку до кінця.

2. Оцініть витрати на створення й обробку одного авансового звіту. А потім і загальної їх кількості на місяць, рік.

3. Витратьте час на обговорення й розуміння больових точок вашого поточного процесу звітності по витратам та відшкодування витрат. Визначте неефективні операції, ризики, окресліть зони для поліпшення.

4. Розгляньте питання впровадження або вдосконалення технологічних / ІТ рішень в управлінні витратами, які підходять для вашої компанії.

5. Інвестуйте в технології, які полегшують подорожуючим оформлення авансових звітів та спростять їх обробку з моменту початку поїздки до отримання відшкодування.


10 способів оптимізації управління витратами

Які конкретні заходи допоможуть оптимізувати expense management в компанії? Грунтуючись на досвіді, ми рекомендуємо взяти на озброєння способи, які вже спрацювали у наших клієнтів і принесли відчутний результат:

· Зафіксуйте документально ліміти за видатками та політику компанії по expense management

· Залиште можливість змінювати ці обмеження й політику за необхідності (особливо гостро ми відчули таку потребу під час пандемії)

· Відстежуйте звіти та квитанції за видатками співробітників

· Надайте можливість членам команди використовувати свої смартфони, планшети для завантаження чеку по витратам

· Використовуйте систему з автоматичною передачею квитанцій та звітів співробітників у фінансовий департамент

· Регулярно аналізуйте витрати на ділові поїздки. Професійний керівник повинен знати дві речі: скільки витрачається на поїздки і чи виправдана ця сума

· Класифікуйте витрати на відрядження як по видам (авіаквитки, проживання, добові), так і по командам, відділам та цілям поїздки. Це допоможе в аналітиці, управлінні витратами й зниженню ризиків шахрайства

· Скоротіть термін відшкодування витрат співробітникам - це підвищить їх лояльність до компанії

· Зведіть до мінімуму можливість помилок у звітах - впровадьте надання дублікатів квитанцій з використанням цифрового рішення. За даними GBTA, 19% авансових звітів містять помилки[3].Наш досвід показує, що ІТ рішення надійно контролюють, звіряють всю інформацію та зводять можливість неточності до нуля.

[1] https://www.acfe.com/rttn2016/docs/2016-report-to-the-nations.pdf [2] https://www.gbta.org/blog/how-much-do-expense-reports-really-cost-a-company/ [3] https://www.gbta.org/blog/how-much-do-expense-reports-really-cost-a-company/



10 переглядів0 коментарів