• YouTube Социальные Иконка
  • LinkedIn Социальные Иконка
  • Facebook
  • Instagram

©  Raketa, 2019

  • Raketa

Поради щодо створення або оновлення політики витрат на відрядження


Створення/оновлення політики щодо витрат на відрядження є досить простим завданням - якщо ставитись до нього формально. Але є велика різниця між політикою, яка технічно закріплює всі правила та політикою, яку реально виконують співробітники компанії. У більшості випадків такі внутрішні документи забуваються/ігноруються після їх публікації на інтра сайті, а більшість подорожуючих просто роблять як зазвичай. Якщо Ви готуєте або оновлюєте політику витрат, є кілька способів зробити її ефективнішою. Ми зібрали декілька порад, які допоможуть Вам створити читабельний документ, який можливо навіть полюбить Ваша команда.


Почнемо з поради для тих компаній, які поки що обслуговуються в офф лайн режимі. Тому що, якщо Ваша компанія організовує ділові поїздки в он-лайн, Вашим співробітникам ніколи не доведеться її читати. Он-лайн платформа сама контролює виконання Тревел Політики і дає підказки Вашим колегам під час бронювання поїздки та погодження витрат та навіть більше – моделює їх поведінку під час організації відрядження.


Пишіть політику з усвідомленням, що більшість людей не будуть її читати. Тому що вони не будуть. То що це означає на практиці?


По-перше, ви повинні написати щось на кшталт алгоритму дій для команди. Тут не допомагають довгі преамбули та вступи від генерального директора. Кращі речі, які ви можете включити - це: переліки правил, блок-схеми та таблиці, які звертають увагу на всі важливі аспекти.


І хоча це технічний документ, спробуйте написати його "для чайників". Короткі речення, прості слова та нічого, що люди повинні шукати у словнику. Складна мова не робить політику більш авторитетною - вона просто гарантує, що менше співробітників дотримуватимуться її.


Також переконайтеся, що ви регулярно робите комунікацію про існування Політики для команди і цей документ зберігається у легкій доступності для всіх ( краще на інтра сайті або іншому спільному інформаційному ресурсі компанії).


А тепер загальні поради для он-лайн та офф-лайн типів організації відрядження.

Включіть кожну важливу деталь. Звичайно, ефективна політика витрат визначає всі правила, яких, як Ви очікуєте буде дотримуватися команда. Що означає, що якщо ви залишаєте важливі деталі поза політикою, співробітники будуть робити вибір за власним бажанням і це природньо.


Для зручності надаємо перелік обов'язкових розділів Політики:


• Де і як забронювати поїздку. Як і на яких он-лайн платформах та/або назви контрактних агенцій, які Ваша команда повинна використовувати.


• Критерії затвердження чи відхилення маршруту


• Як працює відшкодування витрат


• Пріоритетні постачальники, дозволені класи обслуговування, ліміти бюджету та будь-які інші обмеження


• В яких випадках повинний використовуватися проїзд залізничним транспортом, а в яких авіа перевезення


• Дозволені та неприпустимими витратами під час відрядження


• Загальні вказівки щодо прокату автомобілів, наземного транспорту, інших типів послуг, таких як Uber, тощо


• Відшкодування витрат на харчування


У вас, звичайно, будуть включені і інші фактори, характерні для вашої власної компанії. Але без усіх перерахованих вище ваша Тревел Політика не буде завершеною.


Ще один спосіб переконатися в тому, що ваша політика завершена – поставити собі ключові питання, на які кожна політика щодо витрат відрядження повинна містити відповіді:


• На кого поширюється Політика? Які категорії працівників не охоплені? Хто має право затверджувати запити на відрядження?


• Що охоплює політика? Що включено? Що не входить?


• Коли потрібно оформлювати запити на відрядження? Коли мають відбутися бронювання? В яких випадках можуть бути виключення? Коли слід подавати авансові звіти?


• Куди звертатися Вашим співробітникам у надзвичайній ситуації під час поїздки? Де вони можуть знайти відповіді щодо Політики? Де вони можуть знайти Політику?


• Навіщо в компанії існує Тревел Політика? Чому це вигідно? Чому працівники повинні дотримуватися її? Коли Ваша політика буде готова, має сенс переконатися, що вона має відповіді на ці питання.


А тепер уявіть, що всі, до найдрібнішого аспекту, перераховані вище правила Вашої політики вбудовані в налаштування он-лайн інструменту для організації відрядження. Ані члени Вашої команди, ані особи, що мають право затверджувати їх витрати не витрачають час на звірку з Тревел Політикою – це відбувається автоматично, таке технологічне рішення також може нагадувати працівникам про терміни подання і навіть самостійно заповнювати авансовий звіт, маючи всі дані по витратам під час подорожі ( чеки з таксі, ресторанів, тощо тепер можна фотографувати з телефона і додавати у свій кошик відрядження!). Крім того, це пришвидшує процес затвердження та відшкодування витрат персоналу за рахунок інтеграції з бек офісом Вашої компанії, управління рахунками Вашої контрактної агенції та звітуванням по бюджету на ділові поїздки.


Автори дослідження Runzheimer International в свій час виявили, що компанії, що використовують автоматизоване програмне забезпечення, насправді витрачають на 27% менше, ніж компанії, що контролюють витрати на папері. Є над чим замислитися, чи не так?


І не забутьте залишити Вашій команді можливості для так званого bleisure. Цей, на перший погляд, не критичний момент продемонструє Вашим співробітникам, що Ви дійсно піклуєтесь про них. Мало хто не хотів би поєднати відрядження з коротким відпочинком і перезавантаженням в новому місті/країні. Тож для Вашої компанії було б гарною ідеєю описати у Політиці основні правила, встановити умови і надати рекомендації, як можна поєднувати ділову подорож із дозвіллям без додаткових витрат для компанії і з максимальним задоволенням Вашої команди.


Ну і звісно – формалізуйте всі ці правила і процедури в єдиний документ – Тревел Політику Вашої компанії.


Або ще краще – передайте це до програмного забезпечення. Шукайте інструменти управління подорожами та управління витратами, які сприяють вашій Політиці. Таким чином, нікому навіть не доводеться читати цей документ, щоб залишатися в її рамках.


Це може бути простим інструментом он-лайн бронювання, який надає працівникам можливість бронювати перелік пріоритетних (відповідно до вашої Політики) авіакомпаній або готелів і залишатися в певних лімітах бюджету. Можна піти на крок далі – це може бути он-лайн платформа, що об’єднує он-лайн бронювання та управління витратами. Така платформа, як Raketa powered by Online4Business, так само контролює витрати, а також моделює поведінку подорожуючого, збирає і аналізує дані витрат, реалізує процедуру погодження, оформлює авансові звіти для співробітників та надає статистичні звіти для фінансів, що дозволяє управляти бюджетом компанії на відрядження.

16 перегляд