Від яких "болей" рятують онлайн платформи?

Сьогодні відбулась наступна зустріч з представниками бізнес тревел індустрії та їх корпоративними клієнтами в рамках зустрічі, організованої Business Travel Academy (https://www.facebook.com/businesstravelacademy ), спікером до якої була запрошена співзасновниця Online4Business Олена Мартинчук. Ділимось основними тезами, що обговорювались.


Питання: На першій зустрічі ми говорили про те, чим відрізняються ОБТ від корпоративних платформ. Так все ж, який основний критерій? Чим принципово відрізняються ці 2 поняття?

Цікавий факт: на минулій зустрічі з нами був представник компанії, яка продає одне з таких онлайн рішень, але він сам не міг ідентифікувати свій продукт - це ОБТ чи корпоративна платформа. Все гранично просто, сама назва ОБТ (інструмент онлайн бронювання) пояснює його призначення - тобто бронювання послуг в онлайн. Якщо мова йде про корпоративний ОБТ - це бронювання в онлайн ділових поїздок в рамках тревел політики. І це все, що можна очікувати, коли мова про ОБТ. Виключно самостійне онлайн бронювання і оформлення послуг.

Тут потрібно розуміти, що з точки зору агентства, організація відрядження - це тільки бронювання і оформлення послуг. А ось з точки зору його клієнта (компанії / корпорації) - це весь процес від подачі заяви на відрядження, оформлення наказу та інших документів до, нарешті, закриття авансового звіту в обліковій системі (наприклад, в 1С). Тобто з перспективи агентства і корпоративного клієнта - це 2 різних процеси за складністю і наповненню.

Корпоративна платформа - це IT рішення для повного циклу організації ділової поїздки. Тут основний критерій - бесшовность всіх процесів, автоматизація всього циклу відрядження від управління базою співробітників до оформлення всіх бухгалтерських документів і закриття звітності по відрядженню.

Питання: І ось тут ми наблизились до теми нашої сьогоднішньої зустрічі: Від яких «болів» рятують корпоративного клієнта онлайн платформи повного циклу? І як ці болі розпізнати, щоб запропонувати корпорації потрібне рішення?


Сьогодні практично всі середні і великі компанії в Україні включають в тендерну документацію для агентств необхідність надати ОБТ. Таким чином, навіть ті компанії, які ще не використовують жоден з онлайн інструментів, вже мають чітке уявлення про всі доступні рішеннях в цій області. Вони аналізують функціональні можливості запропонованих інструментів і дають свої коментарі. Клієнти детально описують, як і що, повинен робити онлайн, щоб закривати їх конкретні потреби. Насправді, ці «болі» зараз ллються рікою, оскільки в основному в Україні пропонуються якраз ОБТ, а клієнтові вже не достатньо просто функціоналу онлайн бронювання.


Корпоративний клієнт сьогодні хоче отримати повністю автоматизований процес організації відрядження, в якому вже немає необхідності участі відділу кадрів, бухгалтерії і адміністративного відділу. Ідеальний процес в очах клієнта - це коли всі дії відбуваються всередині системи і досить однієї уповноваженої особи, який має доступ до всіх звітів в системі і вивантажує їх в режимі реального часу за запитом керівництва.


Спробую описати для вас весь процес організації відрядження, як він відбувається в класичному вигляді і як він трансформується в корпоративній платформі:


• Відділ кадрів контролює актуальні списки співробітників (нових додає в профілі, звільнених негайно видаляє з профілів) оскільки тут криються фінансові ризики перед агентством. У платформі замість цього ручного процесу налаштована автоматична синхронізація даних з HR базою компанії.

• Адмін відділ контролює, щоб у співробітника були всі необхідні документи для відрядження (наказ, наказ на зміну термінів, наказ на скасування, посвідчення на відрядження, графік відрядження - в кожної компанії свій пакет таких документів). У платформі всі ці документи формуються автоматично, співробітник їх може або роздрукувати, або відправити на ел. пошту в бухгалтерію, наприклад.

• Бухгалтерія: нараховує добові, перевіряє чи не змінилося кількість днів у відрядженні або кількість харчування, тоді потрібно донарахувати або запросити часткове повернення добових у співробітника. Розрахунок добових, перерахунок добових у разі зміни термінів відрядження, а також повідомлення про необхідність повернути різницю добових, все це відбувається без ручного втручання, тобто автоматично в корпоративній платформі.

• Після закінчення відрядження бухгалтерія перевіряє кожен рядок авансового звіту і вимагає від співробітника надати квитанції, розносить всі витрати в 1С або іншим користувачем системі. При наявності корпоративної платформи, записи про додаткові витрати під час поїздки і квитанції на них зберігаються співробітником в платформі в міру їх появи. На момент автоматичного формування авансового звіту в останній день відрядження, всі документи вже зібрані в одному місці. Далі авансовий звіт передається безпосередньо в облікову систему компанії (наприклад, 1С).

• Раз на певний період (зазвичай - 2 рази на місяць) бухгалтерія звіряє рахунок від агентства з фактично наданими послугами. Звірка фактично відбувається вручну по рядках та займає досить багато часу за умови великої кількості відряджень. Корпоративна платформа, натомість, щоденно відправляє дані про всі витрати по відрядженню в облікову систему як корпоративного клієнта, так і агентства. Таким чином, на момент оформлення рахунку від агентства, у обох сторін вже наявна звірена інформація про фактично надані послуги і оплата рахунків не вимагає додаткового часу та ресурсів.


У підсумку опису цієї цифрової трансформації, я хочу підкреслити, що головні «болі» клієнта зараз лежать в площині ефективності процесів, тобто компанії прораховують час на організацію процесу і кадровий ресурс для його підтримки та очікують скоротити його до мінімуму. Саме ці «болі» лікує автоматизація - створює безшовний автоматичний процес, який не потребує втручання персоналу компанії.


Питання: Чи правильно, в такому випадку, стверджувати, що компанії цікавляться корпоративними платформами виключно з метою заощадити на персоналі, зайнятому в організації відряджень?


Одним з бонусів цифровізації процесу організації відряджень дійсно можна вважати економію ресурсу персоналу, але це, в першу чергу, стосується бухгалтерії і кадрів. Тревел менеджери (якщо вони є в компанії) залишаються все так само затребувані. Вони виступають, так як і раніше, в ролі організаторів поїздок. Тільки тепер їх робота автоматизована і можливість помилок практично відсутня. Адже крім автоматичного документообігу та звітності, корпоративна платформа має зазвичай так званий Intelligence Control, тобто вона контролює логіку бронювань. Вона не дозволить забронювати друге відрядження на ті ж дати, проконтролює щоб дата прильоту і дата заселення в готель збігалися, повідомить про невикористані послуги та запропонує повернення коштів. Ну і, звичайно, платформа контролює дотримання тревел політики і автоматично розраховує суми економії або упущеної вигоди по кожній послузі. Для тревел менеджера робота в корпоративній платформі - це ще й можливість формувати статистичні звіти за будь-якими параметрами в режимі реального часу. У класичному варіанті, ці дані надає агентство під запит і створення таких звітів вимагає часу. А керівництво компанії іноді наполягає на отриманні оперативної інформації, для бюджетування або аналізу витрат, наприклад. Тобто для тревел менеджера доступ до звітів в онлайн – це мінімізація стресу, як мінімум.


Питання: Які корпоративні платформи доступні на ринку України? У сусідніх, наближених з нашими умовами, країнах?


Ми вже побіжно торкнулися цього питання на попередній зустрічі і я рада, що сьогодні у нас трохи більше часу поговорити про доступні рішеннях в Україні та країнах Східної Європи.

Найбільш просунуті корпоративні рішення - це Concur і Cytric. Обидві платформи активно використовуються великими корпораціями в країнах Східної Європи. В Україні, наскільки мені відомо, є кілька міжнародних компаній, які впровадили Concur, в рамках глобального контракту. Існує 2 критичних обмеження для впровадження цих крутих безшовних рішень в Україні:


• Вони не припускають оплати безготівковим розрахунком

• Вони досить дорогі для нашого ринку і з точки зору впровадження, і з точки зору використання (тобто вартості транзакції)


В Україні також доступний GetThere, але він не дотягує до категорії платформи повного циклу, оскільки не передбачає створення внутрішніх документів компанії, розрахунку добових і т.п., тобто це - більше якісний ОБТ. Знову ж таки - рішення достатньо дороге за вартістю транзакції.


Є ще російський Бізон, вартість транзакції в рази нижче, ніж у провідних корпоративних рішень, але є додаткові витрати на впровадження і на щомісячне використання. За відгуками корпоративних клієнтів, ціноутворення складне і не прозоре. Тобто неможливо спрогнозувати скільки буде коштувати впровадження і подальше використання цієї платформи.


Естонська Ракета, просуванням якої на території України займаюся я, в цьому сенсі виграє. Немає оплати за впровадження, немає вартості щомісячного обслуговування. Корпоративний клієнт платить тільки збір за транзакцію, тобто за послугу, оформлену в корпоративній платформі. І цей збір мінімум удвічі менше, ніж у іменитих Concur і Cytric. Мені також дуже імпонує, що у Ракети є стратегічна мета - стати недорогою локальної (тобто адаптованою під кожен окремий ринок) альтернативою на ринках Східної Європи. Зараз процес адаптації Ракети відбувається на ринку Казахстану, до речі. Показовим прикладом є ринок України: Ракета повністю адаптована під Україну – це означає, що Ракета говорить українською, оформляє документи українською, бронює Укрзалізницю і українські готелі (в тому числі, корпоративні тарифи в УКраїні), оплата проводиться безготівковим розрахунком, вміє передавати дані про відрядження в 1С. Жодне з інших ІТ рішень, про які ми сьогодні говорили, не інвестували поки в таку адаптацію під наш ринок.


Питання: А які відмінності в функціоналі згаданих корпоративних рішень, їх слабкі і сильні сторони?


Логічне питання, дякую. Якщо учасникам цікаво розібрати відмінності, сильні і слабкі сторони цих рішень, пропоную організувати наступну зустріч і поговорити детально про функціонал і переваги кожного з рішень, доступних в Україні.


Підписуйтесь на нашу сторінку у ФБ https://www.facebook.com/RaketaOnline4Business та чекайте на анонси наступних зустрічей!

#online4business #digitaltransformation #businesstravel #business #travel #transportation #raketa #raketatravel #obt #onlinebookingtool #onlinebooking #tmc #corporatetravel #corporateclients #air #businesstrip #businesstraveler #travelmanagement #tickets #obt #sbt #corporateplatform



32 перегляд0 коментар