«Без паперовий» бізнес тревел: як цифрові технології змінюють компанії?

Скільки компаній в Україні сьогодні включають процес цифрової трансформації у свій стратегічний план розвитку? Майже кожна з тих, що добра відома у публічному просторі. Як насправді відбуваються цифрові змін у процесах?

Впровадження цифрових технологій - процес необхідний, неминучий. Але все-таки – він далеко не ідеальний. У ньому теж виникають свої труднощі. Хороша новина, що шляхи подолання таких труднощів вже відомі, а деякі, і добре описані. І сьогодні ми можемо поміркувати, чому нам не хочеться відмовлятися від електронних покупок й чеків, а також всіх інших цифрових розробок.

На діджитал хвилі

Діджиталізація вже декілька років, як торкнулася тревел індустрії. Ми всі пам'ятаємо, як свого часу були імплементовані електронні авіаквитки. Скільки було супротивників, наскільки різко ринок тоді сприйняв це нововведення! Проте гравцям ринку нічого не залишалося окрім, як змиритися і прийняти нововведення. Слідом з'явилися електронні посадкові талони, електронні ключі в готелях, квитки на Укрзалізницю і, звичайно, електронний документообіг. Все це зіграло важливу роль в цифровізації тревел індустрії. Хоча, будемо відверті, в корпоративному сегменті ще вистачає «паперових справ»: це диктується на законодавчому рівні. Зокрема, згідно вимог податкового законодавства, паперові документи для підтвердження витрат компанії є обов'язковими. Та й самим підприємствам теж хочеться переконатися, що співробітник витратив гроші дійсно на вечерю з партнерами, а не на «сольний вихід» в бар.

Ще одна проблемна процедура - узгодження всередині компаній з використанням паперових документів, які ще залишаються доброю традицією у багатьох організаціях. Але це можна оптимізувати, удосконалити. Скорочення і видалення ручних процесів - початок цього шляху; Цифровізація бізнес тревел якраз допоможе забезпечити додаткову ефективність і налаштувати оптимальні процеси в роботі.

Як працювати без паперів?

2020 і 2021 роки стали для нас ще більш "без паперовими": через пандемію, віддалену роботу та оновлені бізнес процеси ми всі були змушені оптимізувати документообіг.

Ми, в Онлайн4Бізнес, теж на практиці зіткнулися з новими вимогами і побажаннями клієнтів і знаємо, як вирішувати ці завдання. Для цього в платформі Ракета ми передбачили кілька інструментів.

Безшовний процес

Ми активно просуваємо концепцію безшовного управління витратами на ділові поїздки. Під час внутрішнього аналізу процесу організації відрядження, наша команда використовувала підхід Customer Journey Map. Ми усвідомили скільки disruptions (дезінтеграції) виникає в цілому і у нас, і в цілому в бізнес тревел процесах зовнішніх клієнтів. Більшість з них, як раз стосується документообігу. Дослідження дозволило нам врахувати болі клієнтів і проблеми ринку та реалізувати конкретні практичні завдання. Наприклад, безшовну авансову звітність або безшовний процес авторизації відрядження.

Тревел політики

Хоча термін "тревел політика" вже набив оскому всім, практика показує, що вона все ж працює ефективно.

Адже бізнес подорожуючому взагалі не потрібно думати про документи, погодження, авансові звіти. Технологія сама, замість співробітника, «розкручує» і виконує необхідні завдання: автоматично погоджує відрядження, враховує всі допустимі критерії й відхиляє неприпустимі, відправляє всю інформацію про поїздку бізнес подорожуючому, організовує весь процес в цифровому просторі. Такий digital space економить час, гроші компанії, знижує трудовитрати і підвищує лояльність співробітників по відношенню до організації.

Мобільні рішення

Ми бачимо чіткий тренд в розширенні функціоналу використання мобільного телефону в В2В. Digital Expense management виявився затребуваним в нашій мобільної технології. І це, незважаючи на те, що Itinerary management - досі неосвоєна нами технологічна база у мобільному додатку. Натомість блок Expense management вже доступний для наших клієнтів, як на платформі Ракета, так і у мобільному додатку Rocket in your pocket. Смартфон завжди є в кишені (звідси і назва нашого додатку), а це ідеальний інструмент для обліку витрат. Швидко сфотографували чек, рахунок і документ миттєво опинився у бухгалтера. Не потрібно накопичувати квитанції і боятися, що вони загубляться. Через mobile app все чеки будуть у бухгалтера, аудитора. Завжди.

Зараз ми пілотуємо розпізнавання і розведення проводок витрат в автоматичному режимі. Нам страшенно не вистачає тестових полігонів - з ними робота пішла б ще швидше. Зараз стає модним говорити про цифрову трансформацію, а ми бажаємо робити проекти саме у співпраці з конкретними компаніями, а не просто абстрактно - для ринку України. Саме тому ми активно розвиваємо колаборації. Наші потенційні клієнти ( компанії та тревел агенції ), насправді, є для нас невичерпним джерелом нових ідей для розвитку платформи. Кожний новий проект вдосконалює технологію для всіх користувачів Ракети. В цьому ми бачимо запоруку постійного інноваційного руху.

Ступінь готовності

Розмірковуючи про цифровізації бізнес тревел, не можна забувати про зрілість ринку. Його готовність прийняти нові технології. Якщо проводити аналогію з фізикою, то це можна порівняти з нерівномірністю, неоднорідністю розподілу часток. Так, одна компанія буде цілком і повністю готова до цифрової трансформації і мінімізації паперового документообігу, а інша - абсолютно ні. І тут потрібно розуміти, що в другому варіанті не можна відразу «стрибнути на Місяць». Тут завдання експертів і професіоналів допомогти клієнту зрозуміти, на якому етапі перебуває компанія і як вона може вдосконалити свою діджитал систему. Одному підприємству ще тільки належить прописати бізнес процеси, іншому - впровадити автоматизацію, а третя компанія – на страті повної цифрової трансформації. Тут все повинно йти крок за кроком. Знову ж таки, якщо згадати фізику, потужність - це результат роботи за певний час. Будь-якій компанії, задля бажаного результату, потрібні зусилля і період часу, хоча ми, в Онлайн4Бізнес, готові на експерименти типу, давайте все реалізуємо протягом 1 тижня.

Навіщо потрібен цифровий бізнес тревел?

«Без паперовий» бізнес тревел не тільки підтримує глобальну концепцію цифрової трансформації, а й вирішує цілком прикладні, навіть рутинні завдання.

● Простота відрядження

Замість того, щоб витрачати весь день на переходи з сайту на сайт у спробах організувати ділову поїздку, співробітник просто заходить на єдину цифрову платформу. І тут оформляється все, що йому необхідно для відрядження відповідно до бюджету і тревел політики компанії. Такий підхід заощаджує цінні ресурси співробітників. Ключовим терміном тут є платформа, ОВТ - це вже минуле століття. Зараз платформенність забезпечує zen для організації, непомітно вбудовуючись в екосистему компанії, живучі і розвиваючись разом з нею.

● Екологічність

Паперові документи - це тони деревини. Уявити, якої шкоди щорічно завдається навколишньому середовищу, нескладно. Тепер, конкретно в нашій індустрії є можливість, як мінімум, знизити ці втрати, перейшовши в «без паперовий», цифровий формат.

● Фінансова економія у більшому масштабі

Цифровізація не тотожна автоматизації. Цифровізація - це принципово новий підхід, нова бізнес модель. Уявіть: витрати на відрядження прокидаємо у фінансовий департамент у вигляді проводок, а система платежів в організації - електронна. Це вже зовсім інший погляд на ресурси, на систему. Ми вважаємо, що цифровізація змінить організаційну структуру компаній, економіка і економія будуть розглянуті в більшому масштабі, ніж при простій автоматизації застосування тревел політик. Відчуваєте різницю?

● Діджитал аналітика

Ще один момент про який круто поміркувати. Ми створили reporting tool (під назвою Reports). І усвідомили, що важливо не просто збирати дані, надавати правильну і своєчасну аналітику, але й вкрай критично розуміти, які висновки робити. Далі ще цікавіше, тому що, не знаючи контексту організації, ніхто вам не скаже, як ці висновки впровадити / і чи можна застосувати їх на практиці. І тут дуже допомагає співпраця з data-аналітиками компаній клієнтів - так ми можемо працювати в контексті корпоративного клієнта.

Наприклад, ціноутворення на тревел послуги більшою мірою динамічне. Які рекомендації, сценарії можна дати компаніям у зв'язку з цим, якщо ви не робот авіалінії? Ось тут якраз і включається математика і фахівець, який вміє працювати з такою інформацією. Ви якби розкручуєте картину ціноутворення назад. Технологія тут поки що носить допоміжний характер.

● Компанії нового типу / покоління

Цифровізація сьогодні надає компаніям можливість перейти в новий формат, змінити саму систему роботи, в тому числі, і в області бізнес тревел. По суті, ми зараз живемо в такий час, коли створюються компанії або трансформуються в бізнес нового типу. Ми, в Онлайн4Бізнес, пропонуємо готуватися до нової цифрової реальності разом.

9 переглядів0 коментарів